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¿Por qué un Sistema a la medida?
Integrar un sistema/desarrollo a la medida a tu empresa es una oportunidad para automatizar trabajos manuales, unificar tu base de datos, optimizar procesos, asegurar tu información, gestionar el crecimiento de la empresa y mucho más. Puede resultar en un gran retorno de inversión (ROI) pero, sin duda, no es un proyecto exento de grandes desafíos.
Por eso, en esta serie de artículos, te contaremos todo lo que necesitas entender del desarrollo a la medida para empresas desde pequeñas a grandes, o incluso, proyectos independientes.
¿Sistemas a la medida vs off the shelf?
Antes de comprometerte de lleno con la creación de un sistema a la medida, verifica qué es lo que tu empresa necesita y puede costear en este momento.
«Muchas aplicaciones off-the-shelf (prefabricadas) atienden funciones específicas. En su mayoría son herramientas fáciles y listas para usarse desde el día uno, pero no son muy flexibles y dependen de su compañía de desarrollo para la integración de nuevas funciones.
Si quieres saber más del tema, te dejamos un artículo que te ayudará: https://www.cdatab.com/sistemas-a-la-medida-vs-off-the-shelf/
Preparando tu Empresa
Antes de pensar en cualquier sistema a integrar en tu empresa, es necesario preparar su infraestructura actual. Las aplicaciones de trabajo funcionan de manera uniforme y con flujos de trabajo preestablecidos, por lo que el primer paso debe ser organizar la empresa misma.
Define los procesos y roles de tu empresa
Una visión clara de los flujos de trabajo que ya existen en tu empresa será de gran ayuda a la hora de planear tu sistema ideal. Empieza por diagramar las áreas que existen y los roles responsables de las mismas. Después, continúa detallando los flujos de trabajo que se realizan en cada área.
Asegúrate de su cumplimiento
En muchas ocasiones, la teoría y la práctica son cosas muy distintas. Por las eventualidades del día y una falta de seguimiento, puede que partes de tu empresa funcionen en realidad de forma diferente a la que se había establecido. En ocasiones funciona de una mejor manera a la ideada, por lo que debes tomar nota para los ajustes que harás en el flujo de trabajo de tu sistema. Al mismo tiempo, también debes de vigilar que no se traten de remedios temporales por falta de personal, equipo o alguna situación anormal.
Organiza tu Información
Idealmente el sistema a la medida que vayas a utilizar funcionará como un repositorio de tu base de datos, donde tendrás la tranquilidad de que la información existirá de manera concentrada y uniforme, lo que hará mucho más sencillo el exportarla o conectarla a otros sistemas. Pero el primer paso será traspasar tu información actual a dicho sistema. Este será un trabajo realizado en parte por el equipo de desarrollo que contrates, pero una forma de reducir sus horas de trabajo y por lo tanto el coste del desarrollo es adelantándote a organizar y uniformar en lo más posible la información de tu empresa.
Diseña tu Sistema Ideal
Ahora que tienes una idea concreta y organizada del funcionamiento de tu empresa, es momento de planear la aplicación de trabajo que sacará todo el provecho de tu negocio. No se trata de crear un diseño formal y técnico que el equipo de desarrollo pueda seguir al pie de la letra. Si cuentas con un equipo capacitado sería lo ideal, pero en caso contrario basta con que tengas una idea clara de los objetivos y funciones del sistema para después trabajar junto con el equipo de desarrollo en su versión final.
Identifica los procesos a optimizar
Lo primero es identificar qué procedimientos pueden ser optimizados en tu empresa a través del uso de un sistema. Dos estrategias para conseguir esto son las siguientes:
Entrevista a tus Departamentos
Nadie conoce mejor la operación de tu empresa como las personas que desempeñan día a día las funciones que hacen trabajar tu negocio. Hablar con los responsables de cada área es una excelente forma de averiguar cuáles son los puntos de fricción en el flujo de trabajo, dónde las acciones manuales pueden automatizarse y cómo la información de esa área puede manipularse y conectarse a las demás.
Analiza los reportes de desempeño
Además de la experiencia propia del personal, las métricas son un indicador objetivo de cuáles son las partes dónde se atora más tu proyecto. Revisando tus reportes, notarás cuál es la información más relevante para entender el desempeño de tu empresa y sabrás la mejor forma de traducirlos a un sistema que los genere automáticamente.
Haz una lista de requerimientos para tu sistema
Una vez tengas en cuenta qué procesos optimizar, puedes comenzar a realizar una lista de los requerimientos para tu proyecto. No tiene que ser un documento muy técnico en este punto, el equipo de desarrollo se encargara de crear un documento formal con las especificaciones del proyecto. Esta lista de requerimientos preliminar servirá como una base para las funciones que te gustaría ver en el sistema y le facilitará al equipo de desarrollo el estimar el tiempo y recursos necesarios para completar el proyecto. Asegúrate de incluir:
- Objetivo general del sistema.
- Usuarios y Permisos.
- Módulos en los que se dividirá el sistema y describir su objetivo (Contabilidad, almacén, pacientes, cotizaciones, etc.).
- Funciones de cada módulo. Ej:
- Almacén debe llevar el inventario de todos los productos, incluyendo la información de su Fecha de creación / Fecha de vencimiento / Precio.
- Almacén debe de poder registrar y eliminar nuevos productos del inventario.
Dispositivos (escritorio, tableta, móvil) y tamaños de pantalla en los que debe funcionar.
- Integraciones con otros sistemas a tomar en cuenta.
Encontrando Un Equipo de Desarrollo
Amenos que cuentes con un personal técnico capacitado en tu empresa, lo más probable es que contrates un equipo de desarrollo externo para llevar a cabo la creación del sistema que has ideado. Este equipo será clave para el éxito del proyecto, por lo que deberás seleccionarlo con cuidado. Te recomendamos tener en cuenta los siguientes puntos:
Portafolio Extenso
Un equipo de desarrollo que ha trabajado con una diversidad de clientes y tiene sistemas de todo tipo será lo ideal, pues entenderán los objetivos de tu empresa fácilmente e incluso tendrán propuestas para mejorar tu sistema según la experiencia de otros clientes. Tendrán más en claro cuáles son las aplicaciones reales y probadas de un sistema a la medida, y, sobre todo, tendrán otros clientes que avalen la calidad de su trabajo.
Conocimiento y expertos en el tema
Además de haber trabajado con varios clientes, hay que verificar que son expertos en el tema. Muchas herramientas de desarrollo ofrecen capacitaciones y certificaciones que respaldan el conocimiento del equipo de desarrollo en cuestión.
Habilidades de Comunicación
La comunicación con el equipo de desarrollo es calve, debe de ser clara, objetiva y accesible. Los canales de comunicación deben de ser establecidos al principio del proyecto así cómo los responsables de manejar tu cuenta y en que horarios estos pueden ser contactados. Nada retrasa innecesariamente de más un proyecto cómo la mala comunicación.
Buenas prácticas de seguridad
Al digitalizar tu operación estarás confiando con el equipo de desarrollo, quién accederá a tu información privada, por lo que además de ser un equipo confiable deben manejar tu información responsablemente y establecer los protocolos de seguridad adecuados en el diseño del sistema.
metodología de trabajo profesional
Encontrar un equipo de desarrollo con métodos de trabajo claros y establecidos son un indicador de que pueden llevar a cabo tu proyecto en la ventana de tiempo más corta posible. Una forma de trabajo organizada además asegurara la entrega de un sistema fácil de gestionar y seguir manipulando si deseas crecerlo aún más. El desarrollo a la medida es una inversión de alto valor por lo que un equipo profesional te ayudara a mantener y elevar el retorno de tu inversión, la cual si bien es costosa en un principio te permitirá automatizar tu operación, centralizar tu base de datos y facilitar la escalabilidad de tu negocio de manera fluida.
Los siguientes pasos
Después de realizar todos los puntos en esta guía tendrás en tus manos una empresa más organizada y fácil de integrar a una app de trabajo cuya estructura y requisitos también tienes ahora en claro. Ahora es cuestión de explorar el mercado para encontrar un equipo de desarrollo adecuado que lleve a cabo tu proyecto. Si tienes dudas de cómo será el proceso de desarrollo espera nuestra próxima entrada dónde hablaremos de ello.
Estamos para ayudarte
En Creative Databases tenemos un equipo con más de 20 años de experiencia en el desarrollo de sistemas a la medida para todo tipo de empresas o negocios en muy variados sectores, tales como: industria, salud, bienes raíces, servicios, educación, investigación, transporte, publicidad y muchos más, por lo que puedes contar con nosotros para orientarte de acuerdo a las necesidades de tu proyecto.
Escríbenos a creative@cdatab.com
