Tabla de Contenidos
Las ventajas de un software de trabajo
Implementar un software de trabajo a tu negocio es una gran manera de digitalizar tus operaciones, automatizar procesos y gestionar con facilidad tus bases de datos. Sin embargo, elegir qué software se adapta mejor a tu negocio puede resultar una tarea abrumadora. Hoy en día hay muchas aplicaciones que se encargan de atender problemas o giros de negocio particulares, cada una con sus pros y sus contras, pero en el caso de las aplicaciones prefabricadas siempre habrá restricciones, por lo que vale la pena explorar una prometedora alternativa: los sistemas a la medida.
¿Qué es un sistema a la medida?
Un sistema/desarrollo a la medida es un software creado específicamente para un proyecto en particular y se construye bajo las necesidades, preferencias y sobre todo flujo de trabajo utilizado por la organización o el proyecto cliente. Comúnmente, estas aplicaciones no están disponibles al público general por lo que usarías una herramienta única en comparación con tus competidores, con la que podrás automatizar flujos de trabajo, gestionar bases de datos, manejar relaciones con clientes y mucho más.
Pros de un sistema off-the-shelf
Un sistema off-the-shelf (de la vitrina) es, cómo su nombre lo implica, un producto comercial, listo para utilizarse desde su compra. Ese es uno de sus principales puntos de ventaja, en muchas ocasiones es una herramienta ya probada por un gran número de clientes y cuenta con un equipo de desarrollo que continuamente trabaja en actualizarla. Esto quiere decir que son herramientas bien documentadas y con un equipo de soporte ya integrado al costo del producto, aunque últimamente la atención directa de servicio al cliente se ha comenzado a manejar con una tarifa separada. Estas aplicaciones existen desde muy sencillas para un uso especifico, hasta muy extensas y adaptables que requieren de una mano experta para adecuarlas a su uso.
Contras de un sistema off-the-shelf
Al tratarse de aplicaciones prefabricadas y hechas para un público general, nunca se adaptarán completamente a las necesidades de tu negocio. Puede que tengas que complementar funciones faltantes utilizando otra aplicación, o quizá más de una, y con esto el costo rápidamente se incrementa; además de que el trabajo se complica en lugar de facilitarse, al tener que intermediar entre varios sistemas.
Pros de un sistema a la medida
Los pros de un sistema a la medida son la solución a todos los problemas de una aplicación comercial. Ya que el sistema estará hecho con todas las funciones requeridas por tu proyecto, pensando no solo en los flujos de trabajo particulares de tu organización sino en su infraestructura física y la interacción con todas las partes involucradas; desde proveedores hasta clientes. Además de esto, un sistema a la medida puede seguir creciendo y adaptándose con el tiempo según lo haga tu negocio o proyecto, siempre con la posibilidad de integrarse a más herramientas que use tu empresa y con la garantía de ser un sistema único que te diferenciara de la competencia.
Contras de un sistema a la medida
Los desarrollos a la medida toman tiempo y normalmente requieren de una inversión mayor en un principio a diferencia de las apps comerciales, pero con un equipo de desarrollo experimentado y un plan de trabajo bien diseñado los retornos de la inversión son bastante mayores. Esto quiere decir que un sistema a la medida dará problemas solamente si no estuvo bien planeada en primer lugar, por lo que hay que preparar el proyecto debidamente. Esto más que un problema se vuelve una gran ventaja pues al diseñar tu sistema ideal seguramente encontrarás detalles en tu flujo de trabajo actual, diseñarás una forma más organizada y limpia de administrar tu información y si al final del día no terminas por usar un sistema a la medida, tu empresa por lo menos será mucho más eficiente.
¿Cómo decidir?
Lo primero a tener en cuenta para elegir qué tipo de sistema utilizar, son las necesidades de tu negocio; puedes comenzar por hacer una lista de los requerimientos que tu sistema debería tener y contrastarlo con los sistemas existentes en el mercado. Si tu negocio o proyecto cuenta con requerimientos específicos, sobre todo aquellos que explotas para tener una ventaja sobre la competencia quizá valdría la pena buscar un desarrollo a la medida si ninguna app del mercado los cumple. Te dejamos aquí una lista de puntos clave a evaluar para la toma de decisión.
- Presupuesto
Dependiendo del presupuesto disponible puede que prefieras elegir una u otra opción por el momento, las apps prefabricadas son más económicas a corto plazo, pero por otra parte un sistema a la medida no tiene por qué crearse en toda su extensión de un solo golpe, puede crearse del tamaño que necesites e irse expandiendo con el tiempo.
- Tiempo
Aquí el segundo factor más importante, si es un tema de urgencia para sacar a tu proyecto de un apuro, los sistemas comerciales ofrecen sus funciones de forma casi inmediata, mientras que los desarrollos a la medida deben de ser estructurados y construidos con su debido tiempo y paciencia.
- Integraciones
Por otra parte, lo más seguro es que no vayas a trabajar solo con un sistema, quizás utilizas alguna app comercial, cómo Mailchimp para manejar tus comunicados, o Stripe para manejar cobros y pagos. El sistema que decidas usar tiene que tener la capacidad de integrarse con todas las demás apps o sistemas que uses para ofrecerte la mejor ventaja posible.
- Escalabilidad
Un poco de la mano con el tiempo que estés contemplando, si lo que deseas para tu negocio es una expansión continua, un sistema Off-the-shelf puede que se quede corto a la larga, por lo que un sistema a la medida siempre será una solución mucho más flexible.
- Soporte
Este tema resulta muy controversial, la ventaja de un sistema Off-the-shelf es que seguramente estará bien documentada y contará con un equipo de soporte incluido en tu suscripción a su producto; sin embargo, en los últimos años se ha visto una preferencia en las empresas de software comercial por crear laberintos de artículos de autoayuda que hacen la comunicación directa con la empresa casi imposible. En un desarrollo a la medida será mucho más sencillo tener una comunicación directa con los desarrolladores de tu aplicación; Solo hay que tomar en cuenta que la documentación de estos sistemas también suele presupuestarse por separado ya que es una labor muy intensa y prácticamente innecesaria para el uso del sistema ya que en principio, fue hecho a la medida bajo los requisitos del cliente.
Conclusiones
Implementar un software de trabajo es un gran paso hacia la transformación digital, te invitamos a digitalizar tu negocio o proyecto lo antes posible para abrir la puerta a todo un mundo de oportunidades. Pero cómo siempre, todo con calma, analiza los factores clave que mencionamos en el último punto, explora las opciones del mercado y asesórate con expertos en el tema si no cuentas con un equipo técnico para elegir tu mejor opción.
Estamos para ayudarte
En Creative Databases tenemos un equipo con más de 20 años de experiencia en el desarrollo de sistemas a la medida para todo tipo de empresas o negocios en muy variados sectores, tales como: industria, salud, bienes raíces, servicios, educación, investigación, transporte, publicidad y muchos más, por lo que puedes contar con nosotros para orientarte de acuerdo a las necesidades de tu proyecto.
Escríbenos a creative@cdatab.com
